โปรแกรมยอดนิยมที่ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ต้องมี Leave a comment

ในองค์กรต่าง ๆ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR)

เป็นส่วนสำคัญที่จะขับเคลื่อนพนักงานในองค์กรให้ทำงานตอบสนองต่อความต้องการขององค์กร โดยเริ่มตั้งแต่การสรรหาพนักงานเข้ามาทำงานให้ตรงกับความต้องการของตำแหน่งนั้น ๆ การดูแลและควบคุมพนักงานให้ได้รับค่าตอบแทนที่เป็นธรรม จนไปถึงการลาออกของพนักงาน

นอกจากพนักงาน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลแล้ว

ซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิ์ภาพก็เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่จะช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว ซึ่งก็มีอยู่เป็นจำนวนมากขึ้นอยู่ซอฟต์แวร์ตัวใดจะตอบโจทย์และใช้ต้นทุนน้อยที่สุด เราลองมาดูโปรแกรมที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องมีใช้งานเพื่อลดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานว่ามีโปรแกรมอะไรบ้าง

การเลือกสรรบุคคลเพื่อเข้ามาเป็นพนักงานในองค์กร

ในข้อนี้โปรแกรมที่ใช้งานจะเป็นโปรแกรมประเภท Social Network ซึ่งก็คือ Linked in ซึ่งเป็นโปรแกรมสำหรับจับคู่ระหว่างองค์กรและผู้ที่ต้องการหางาน โดยผู้ที่ต้องการหางานจะต้องสร้างโปรไฟล์ของตนเองเพื่อดึงดูดองค์กรต่าง ๆ ให้เข้ามาติดต่อเพื่อจ้างงานจึงทำให้องค์กรได้พนักงานที่มีสเปกตรงตามต้องการ และผู้หางานได้งานที่ตรงกับความสามารถของตนเอง

การบริหารจัดการการลงเวลาเข้าออกของพนักงาน จนไปถึงการเบิกจ่ายของพนักงาน

ซึ่งในแต่ก่อนฝ่ายฝ่ายทรัพยากรบุคคล จะต้องทำงานอย่างหนักมาก เนื่องจากจะต้องจัดการเกือบทุกอย่างที่เกี่ยวกับพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นการลงเวลา เข้าออก การประเมินปริมาณงานที่พนักงานทำ การจ่ายเงินเดือนและเงินส่วนต่าง ๆที่พนักงานจะได้รับตามสิทธิ์ ทำให้มีการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่จะมาทำหน้าที่เพื่อแบ่งเบาภาระงานที่ต้องทำของ HR โดยโปรแกรมจะต้องมีคุณสมบัติรองรับการทำงานของ HR ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่ง Jarviz ก็เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมที่มี Features การทำงานตรงกับความต้องการของ HR ในทุก ๆ ด้าน ดังนี้

1. การบันทึกเวลาเข้า ออกของพนักงาน ที่สามารถบันทึกข้อมูลแล้วส่งให้ผู้ควบคุมได้ในทันที หรือจะดึงข้อมูลออกมาเมื่อไหร่ก็ได้เนื่องจากข้อมูลเหล่านี้ จะถูกบันทึกไว้ใน Azure Cloud ที่ปลอดภัยและมีความเสถียรถึง 99.99%
2. การบันทึกการทำงานในแต่ละวันของพนักงาน เพื่อให้ HR นำข้อมูลเหล่านี้มาใช้คำนวนรายจ่ายในส่วนของค่าแรง และยังใช้คำนวณจำนวนพนักงานต่อภาระงานที่ต้องทำได้อีกด้วย
3. การจัดการวันลาของพนักงาน Feature นี้จะช่วยคำนวณการลาของพนักงานว่าใช้ไปเท่าไร และยังเหลืออีกเท่าไร จนไปถึงการบริหารจัดการวันลาของพนักงานในภาพรวมอีกด้วย
4. การเบิกค่าใช้จ่ายย่อย ซึ่งจะช่วยให้ HR สามารถคำนวณงบประมาณที่จะต้องใช้จ่ายในส่วนของพนักงานได้อย่างถูกต้อง และรวดเร็ว
5. การแจ้งข่าวสารให้กับพนักงาน ในส่วนนี้จะช่วยลดเวลาที่ HR จะต้องแจ้งข่าวสารไปยังส่วนต่าง ๆ และยังควบคุมได้ว่าพนักงานกลุ่มใดบ้างที่จะได้รับเจ้งข่าว
6. การรายงานความผิดปกติ หากมีการลงเวลาเข้า ออกแทนกัน โดย Featureนี้จะช่วยป้องกันปัญหาไม่ให้เกิดในองค์กร

การติดต่อสื่อสารภายในส่วนต่าง ๆ ขององค์กร

โดยในข้อนี้โปรแกรมที่ติดต่อสื่อสารที่นิยมที่สุดคือ Line  เนื่องจากมีความรวดเร็วในการติ่ดต่อสื่อสาร สามารถส่งไฟล์เอกสารได้ภายในหน้าสนทนา และยังแบ่งกลุ่มในการสนทนาได้อีกด้วย ซึ่งก็ตอบโจทย์การสื่อสารระหว่าง HR กับส่วนงานต่าง ๆ ขององค์กร

จากที่ยกตัวอย่างมานั้น เราจะเห็นได้ว่าซอฟต์แวร์ในปัจจุบันนี้สามารถทำงานได้หลากหลายในตัวของมันเอง สามารถทำงานได้จนเสร็จโดยไม่ต้องพึ่งพาโปรแกรมอื่น ทำให้ลดค่าใช้จ่ายในส่วนชองซอฟต์แวร์ และอุปกรณ์ต่าง ๆ แต่ก็ยังคงไว้ซึ่งคุณสมบัติการทำงานที่ HR ต้องการอีกด้วย