เอกสารสำคัญกับ Intune Leave a comment

ระบบจัดเก็บเอกสารสำคัญ

Fusion Solution ให้บริการโปรแกรมบริหารสัญญา (Contract Management)
ตามมาตราฐานของ Microsoft Gold Partner และ CMMi 3 สำหรับหน่วยงานที่ต้องการระบบจัดเก็บสัญญาที่มีคุณสมบัติในการจัดการแบบครบวงจรที่ให้บริการแบบ On Cloud Microsoft 365 ที่สะดวกและประหยัดที่สุด

การบริหารสัญญาในหน่วยงานปัจจุบัน พบว่าหลายหน่วยงานมีปัญหาด้านนี้ เช่น ต้องการให้เตือนเมื่อใกล้ครบอายุสัญญาการจัดการส่งเอกสารในการพิจาณาเพื่อต่ออายุการค้นหาข้อมูลสัญญา ซึ่งพบว่าการจัดเก็บจะเป็นแบบ File Server ที่เก็บ Scan ไว้เท่านั้น โดยไม่มีการจัดการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง และระบบการบริหารสัญญาโดยทั่วไปจะใช้ Excel ในการจัดทำทะเบียนเอกสาร

ในหลายกรณี ที่ระบบทะเบียนที่ทำด้วย Excel ไม่ตอบโจทย์ในขั้นตอนทั้งหมดของการบริหารจัดการสัญญา เช่น กระบวนการแจ้งเตือนจะไม่สามารถจัดการได้บน Excel ขบวนการ ตรวจสอบสถานะเอกสารว่าอยู่ในขั้นตอนไหน และ ไม่มีระบบ Update สถานะที่เป็น อัตโนมัติ

คุณสมบัติ M-Contract กับ ระบบจัดเก็บเอกสารสำคัญ

• ออกแบบมาสำหรับจัดเก็บเอกสารสัญญา หรือ เอกสารสำคัญ โดยเฉพาะ
• มีระบบเตือน เมื่อถึงช่วงเวลาที่กำหนด
• มี Work Flow จัดการเอกสารสัญญา ( สามารถ config เพิ่มเติมได้เองด้วย Power Automate )
• มีระบบ Log ที่เก็บข้อมูลทุกการเคลื่อนไหว
• สามารถเปิดผ่าน Mobile ได้
• ระบบมีความเสถียรภาพสูง รับประกัน 99.9999 % ( ตาม SLA ของ Office365 )
• สามารถควบคุม Version ของเอกสาร และ สามารถกำหนดจำนวน Version ตามที่ต้องการ
• ตรวจสอบผู้เข้ามาดูเอกสารได้
• ราคา M-Contract ถูกกว่า Software Document Management อื่นๆ  และมี Function ที่พัฒนาขึ้นมาโดยเฉพาะ
• สามารถใช้ร่วมกับ Digital Signature เพื่อยืนยันความถูกต้องของเอกสาร และป้องกันการแก้ไข ( มีผลทางกฎหมาย )
• ตรวจสอบเอกสารประกอบสัญญาได้พร้อมระบบควบคุม Version ที่นำเข้า
• ระบบแจ้งเตือนแบบแยกอิสระให้กับ User สามารถ config เองได้
• ระบบการย้ายเอกสารอัตโนมัติเมื่อตรงกับเงื่อนไขที่กำหนด

การปกป้องเอกสารสัญญาด้วย Intune

ด้วยการทำงานร่วมกับ Intune โซลูชันบริหารจัดการการนำอุปกรณ์เคลื่อนที่มาใช้งานในองค์กร ซึ่งสามารถบริหารการจัดการการเข้าถึงทรัพยากรภายในองค์กรจากอุปกรณ์ส่วนตัวของพนักงานด้วยแอพพลิเคชั่น Office mobile ซึ่งทำให้สามารถปกป้องข้อมูลขององค์กร และป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลขององค์กรได้อย่างปลอดภัย และทำให้การกำหนดนโยบายการเข้ารหัสข้อมูลดังกล่าวยังครอบคลุมถึงข้อมูลที่ถูกเก็บอยู่ในอุปกรณ์เคลื่อนที่ต่างๆ อีกทั้งยังสามารถกำหนดสิทธิเพิ่มเติมได้ว่า สามารถแชร์ข้อมูลดังกล่าวไปยังแอปพลิเคชันใดในอุปกรณ์โมบายได้บ้าง

โดยที่ intune จะควบคุมเงื่อนไขในการ Access เข้าถึงไฟล์หรือข้อมูล ดังนี้

1. User or group membership กำหนดนโยบายการเข้าถึงข้อมูลโดยแยกเป็นรายบุคคลหรือเป็นกลุ่ม

2. IP Location information กำหนดหมายเลข IP ที่สามารถเข้าถึงระบบให้ได้ ด้วยนโยบายที่แตกต่างกันตามช่วงของ IP และกำหนดช่วงของ IP ที่ไม่ให้สามารถเข้าถึงระบบ

3. Device กำหนดประเภทของอุปกรณ์ หรือ OS ในการเข้าถึงระบบ

4. Application กำหนด Application ที่สามารถเข้าถึงจากเงื่อนไขต่างๆ ของนโยบาย

5. Real-time and calculated risk detection ช่วยประเมินความเสี่ยงจากพฤติกรรมการเข้าใช้งานระบบของ User และ สามารถบังคับให้ User เปลี่ยนแปลง รหัสผ่าน

6. มี Microsoft Cloud App Security (MCAS) ซึ่งเป็น Cloud Access Security Broker (CASB) แบบมัลติโหมด ซึ่งจะเป็นการมองเห็นแบบละเอียด ซึ่งเป็นการควบคุมการเดินทางของข้อมูล และมีการวิเคราะห์ที่ซับซ้อน เพื่อระบุและตอบโต้ภัยคุกคามที่จะเกิดกับเอกสารสัญญาของคุณ

สามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ https://www.fusionsol.com หรือ สนใจรายละเอียด Microsoft Intune คลิ๊กเลย