SOFTWARE WFH Leave a comment

6 Software WFH เด็ดๆ ทำงานที่บ้านอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

 

Fusion Solution ได้รวบรวม 6 Software WFH เด็ดๆ ทำงานที่บ้านอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ ที่องค์กรของคุณควรเลือกใช้ เพื่อเพิ่มความสะดวก รวดเร็ว และมีความปลอดภัยในยุคโควิด 19 นี้

SharePoint

เริ่มที่ตัวแรก SharePoint Online คือ Software ที่เป็นระบบแบบพร้อมใช้งาน มีอยู่ใน Microsoft 365 สามารถใช้งานได้ง่ายมาก เนื่องจาก Microsoft จะเตรียมรูปแบบการใช้งานพื้นฐานเบื้องต้นไว้ให้เรียบร้อยแล้ว เช่น การสร้าง Team Site สำหรับการใช้งานร่วมกันในแผนก การแบ่งปันข้อมูล เช่น File, Calendar, Task ต่างๆ เป็นต้น ส่วนองค์กรใดต้องการการใช้งานที่ Advance ยิ่งขึ้น อย่างการทำ Work Flow ก็สามารถทำการปรับแต่ง Config เพิ่มเติม ผ่านผู้เชี่ยวชาญให้ตอบโจทย์การทำงานอย่างเหมาะสมในภายหลังได้ ประโยชน์ของการใช้งาน SharePoint

• ช่วยการทำงาน WFH ให้เป็นแบบ Auto
• สร้างฐานข้อมูล Team Site ในระบบได้
• ลดขั้นตอน ลดกระดาษ ประหยัดเวลา
• และมีความเสถียรในยุค Online

 

Power Apps and Automate

 

ชุด Power Apps เป็น Software ที่ถูกบรรจุไว้ใน Microsoft 365 (ชื่อเดิม Office 365) เช่นกัน ใช้เป็นตัวบริการเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มข้อมูล สำหรับการพัฒนาแอปพลิเคชันอย่างรวดเร็ว เพราะการใช้ Power Apps คุณสามารถสร้างแอปทางธุรกิจแบบกำหนดเองให้ตรงตามความต้องการกับธุรกิจคุณได้ อีกทั้งยังเชื่อมต่อกับข้อมูลธุรกิจของคุณ ทั้งที่จัดเก็บในแพลตฟอร์มข้อมูลเบื้องต้น (Microsoft Dataverse) หรือ ในแหล่งข้อมูลต่างๆ ทั้งแบบออนไลน์ และแบบออฟไลฟ์ในองค์กร (SharePoint, Microsoft 365, Dynamics 365, SQL Server และอื่นๆ) ได้อย่างรวดเร็ว ส่วน Power Automate (ชื่อเดิม Microsoft Flow) เป็นส่วนหนึ่งของ Business Process Automation ที่ใช้เชื่อมต่อบริการต่างๆ ของไมโครซอฟท์เข้าด้วยกันโดยไม่ต้องเขียนโค้ด พร้อมกับเพิ่มฟีเจอร์ Interface กับโปรแกรม GUI ที่อาจมีใช้ในองค์กร อย่าง UI flows เป็นฟีเจอร์ robotic process automation (RPA) ที่มีบริษัทขายซอฟต์แวร์เฉพาะทางอยู่แล้วจำนวนหนึ่ง ตอนนี้ฟีเจอร์นี้ อยู่ในสถานะพรีวิวแบบเปิดให้คนทั่วไปใช้งาน รองรับทั้งโปรแกรมแบบ GUI บน Windows 10 และเว็บแอปโดยอาจจะต้องเขียนโค้ดบ้างเล็กน้อย (low code) โดยการที่จะให้เกิดเป็น Solution ที่สมบูรณ์นั้น จะต้องมีองค์ประกอบเพิ่มเติม ดังนี้

• Power Automate สำหรับความคุมการไหลของข้อมูล
• Power App สำหรับสร้าง Interface การบันทึกข้อมูลและการเรียกดูข้อมูล
• SharePoint สำหรับเป็นฐานข้อมูลให้กับระบบ

ประโยชน์ของการใช้งาน Power Apps & Automate

• ช่วยสร้าง Flow ในการทำงาน WFH ได้สะดวก
• ใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ประหยัดเวลา
• สร้าง Form ได้โดยไม่ต้องเขียน Code ให้วุ่นวาย

Microsoft Team

 

Microsoft Team คือ ห้องประชุมออนไลน์สำหรับช่วง WFH ทำให้สามารถทำงานร่วมกัน แชทปรึกษาหารือกัน และแบ่งปันข้อมูลผ่านพื้นที่ส่วนกลาง อีกทั้งยังสามารถเชื่อมต่อกับ App อื่น ๆ ของ Microsoft ได้ เช่น Skype, SharePoint, Exchange โดยการดึงข้อมูลที่อยู่ในแต่ละระบบมารวมอยู่หน้าจอของ Team ทำให้การใช้งาน Feature ต่างๆ สะดวกขึ้น เช่น ระหว่างการประชุม ต้องการเรียกรายงานที่อยู่ใน Power BI ขึ้นมาก็เรียกได้ทันทีโดยไม่ต้องออกจากหน้าการประชุม หรือ ว่าในการประชุม ต้องการให้มี การโหวต ก็เรียกแบบ Form สำหรับลงคะแนนเสียงขึ้นมาได้ทันที ทำให้การทำงานภายใต้ MS-Team ทำได้ง่ายกตัวระบบเองเป็นโปรแกรมที่มีมาพร้อมกับชุด Microsoft 365 และ สามารถใช้ฟรีได้ด้วย โดยสิ่งที่ต่างกันก็คือ การบันทึกการประชุม ที่ตัว ฟรี ไม่ได้มีมาให้ด้วย สำหรับความสามารถของตัวฟรี มีดังนี้

• โทรด้วยเสียง หรือ สนทนาแบบวิดีโอ
• แชร์หน้าจอได้ไม่มีสะดุด
• พื้นหลังปรับแต่งได้เองตามความเหมาะสม
• ล๊อคตารางเวลาผ่านอีเมลได้สะดวก
• จัดงานสัมมนาออนไลน์ได้ มีระบบ Live Streaming ด้วย

ซึ่ง File ที่บันทึกการประชุมจะถูกจัดเก็บลง Microsoft 365 อัตโนมัติ ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ สามารถมาย้อนดูภายหลังได้อีกด้วย

Jarviz

 

มาพร้อม 4 ฟีเจอร์หลักในช่วง WFH

• ระบบบันทึกเวลาเข้า – ออกงาน (Check in – Out) อยู่ที่ไหนก็สามารถเช็คอินได้ โดยไม่ต้องสแกนลายนิ้วมือ หรือ ตอกบัตร
• ระบบแจ้งลา (Leave Request) จะลากิจ ลาป่วย ลาพักร้อน ก็ใช้สิทธิ์ได้ทันที แถมเช็คสถานะคงเหลือได้
• ระบบลงบันทึกการทำงานประจำวัน (Operation Log) สรุปการทำงานประจำวันให้ทั้งตัวเรา และหัวหน้าทราบ ภายใน Application เดียว
• ระบบชำระคืนเงินสดย่อย ยื่นเรื่องให้บัญชีแสนง่ายดาย พร้อมแนบใบเสร็จ เก็บเป็นหลักฐาน โปร่งใส ตรวจสอบได้

Veracity

 

เซ็นเอกสารดิจิทัลในช่วง WFH เซ็นง่าย เซ็นได้ทุกที่ แทนลายเซ็น ด้วย E-Signature มั่นใจได้ 100 % ว่าปลอดภัยจากการปลอมเเปลง มีให้เลือกหลายแพคเกจราคา เพื่อตอบสนองต่อการใช้งานในองค์กร

Seed

 

ระบบบริหารความรู้ในองค์กรช่วง WFH สร้าง จัดระเบียบ รวมรวบความรู้ ก่อให้เกิดภูมิปัญญาในองค์กรร่วมกัน ช่วยลดระยะเวลาการ Training ของพนักงานอย่างได้ผล

• อบรมพนักงาน ผ่าน App ได้ทันที
• พนักงานสามารถเปิดดูได้ตลอดเวลา และทุกสถานที่ ที่สะดวก
• จัดเก็บ Lesson learn เพื่อเป็นประโยชน์ในการอบรมครั้งต่อๆ ไป
• ระบบ Expert consult ทำให้สอบถาม ผู้เชี่ยวชาญในบริษัทง่ายขึ้น
• Update course ฝึกอบรมแบบ Real time พนักงาน เลือกเข้าอบรมได้ง่ายดาย
• รวบรวม FAQ คำถามที่พบบ่อยในองค์กรไว้ให้เรียบร้อย