ใบเสนอราคา Leave a comment

ใบเสนอราคาถือว่าเป็นเอกสารสำคัญในการทำงานของบริษัท เป็นเอกสารข้อเสนอที่ส่งถึงลูกค้า ดังนั้นการให้ความสำคัญกับเอกสารฉบับนี้ให้ออกมาดีที่สุด ถือว่าเป็นเรื่องจำเป็นอย่างยิ่ง

แต่ใบเสนอของบริษัทในไทยส่วนมากมักจะทำจาก Excel เพราะทำได้ง่าย และยืดหยุ่นสูง แต่ มักจะไม่มีมาตราฐาน เช่น Sales แต่ละคนก็ทำเอกสารที่ไม่เหมือนกัน และสิ่งที่เกิดขึ้นก็ทำให้เกิดจุดที่ต้องปรับปรุงหลายอย่าง เช่น

• รูปแบบที่ไม่ได้มาตราฐาน ทั้ง Layout ประเภทตัวอักษร
• การจัดเก็บในรูปแบบ File Server ที่ไม่สามารถปรับมุมมอง ตามที่ต้องการ
• การ Search เอกสารที่ ไม่สามารถค้นหาได้เมื่อ เปลี่ยนจาก Excel เป็น PDF

สำหรับในบริษัทขนาดใหญ่ที่มีระบบการจัดการที่ดี การออกใบเสนอราคาจะออกจาก Application เพราะความได้เปรียบในหลายประเด็นเช่น

• การควบคุมมาตราฐานของเอกสาร ในเรื่องรูปแบบ
• การควบคุมราคาที่นำเสนอ
• สามารถควบคุม Field ที่ต้องการให้กรอกได้ครบถ้วน
• สามารถติดตามสถานะของใบเสนอราคา
• มีขั้นตอนการ Approve ก่อนที่จะออกใบเสนอราคา
• การส่งเอกสารสามารถส่งออกจากระบบได้ทันที ทำให้ไม่เสียเวลาในการจัดส่ง และ สามารถติดตามได้ง่าย
• สามารถปรับเปลี่ยนใบเสนอราคา พร้อมกันๆ ได้ใน Click เดียว ช่วยให้สะดวกมากในการ update ใบเสนอราคาให้กับลูกค้าหลายราย
• สามารถให้ระบบออกใบเสนอแบบอัตโนมัติ เมื่อมีลูกค้าร้องขอ มาทาง หน้า Web หรือ ส่งมาทาง Massage ตามช่องทางต่าง ๆ
• สามารถเพิ่ม Digital Signature เข้าไปในเอกสาร PDF ได้อัตโนมัติ ช่วยให้การออกเอกสารมีความน่าเชื่อถือ

ในระบบ CRM ส่วนมากมักให้ความสำคัญกับระบบ Lead แต่ในหลายธุรกิจที่การเก็บ Lead ทำได้ไม่ดี หรืออาจจะไม่มีการจัดเก็บไม่มีเลยก็ได้ ดังนั้นระบบการออกใบเสนอราคาจึงเป็นเรื่องพื้นฐานที่จำเป็นมากกว่า และ จะช่วยให้ธุรกิจ มีประสิทธิภาพในการนำเสนอมากยิ่งขึ้น

สำหรับบริษัทที่สนใจระบบ ใบเสนอราคา หรือ CRM สามารถ Click เพื่อดูรายละเอียดได้ครับ